10.03.21, 16:11fot. pixabay.com

Prawidłowe niszczenie dokumentów - jak je przeprowadzić?

Dokumentacja to nieodłączny element działalności każdego przedsiębiorstwa na rynku. Czy jest to niewielka kawiarnia w małej mieścinie, czy też międzynarodowe przedsiębiorstwo działające na globalnym rynku – jego pracownicy sporządzają w formie papierowej dokumenty finansowe, zamówienia i inne. Ponieważ w dokumentach tych znajdują się zazwyczaj wrażliwe dane (dane osobowe pracowników oraz klientów, numery rachunków bankowych, informacje finansowe firmy), kwestią szczególnie ważną staje się utylizacja zbędnej dokumentacji tak, by nie dostała się ona w niepowołane ręce. Gdyby tak się bowiem stało – skutki dla poszkodowanych mogą być opłakane!

Sprawna utylizacja wielkich ilości dokumentów sporządzonych w wersji papierowej wykonywana we własnym zakresie jest, wbrew pozorom, niełatwym zadaniem. Aby było to zadanie możliwe do realizacji, niezbędne są m.in. wydajne i nowoczesne urządzenia niszczące (niszczarki) posiadające np. możliwość niszczenia zszytych dokumentów – takie rozwiązanie pozwala zarówno na znaczną oszczędność czasu, jak i chroni przed możliwością niekontrolowanego przejrzenia przez osoby trzecie.

Wybór profesjonalnej firmy świadczącej usługi bezpiecznego niszczenia dokumentacji jest w takiej sytuacji rozwiązaniem optymalnym według wielu przedsiębiorców. Tego rodzaju podmiot zajmuje się bowiem dosłownie wszystkim, tzn. czynnościami od odbioru dokumentacji z siedziby klienta aż do ich poprawnej utylizacji.

Profesjonalne firmy, chcąc uwiarygodnić się w oczach klienta, posiadają system GPS, który ma za zadanie monitorować transport dokumentów przeznaczonych do utylizacji. Dokumenty te są przewożone w zabezpieczonych plombą pojemnikach. Ponadto, istnieje opcja zapewnienia klientowi możliwości bezpośredniego, osobistego nadzorowania procesu utylizacji dokumentacji (ewentualnie zarejestrowania jego przebiegu na nośniku video). Prawidłowo przeprowadzony proces niszczenia dokumentacji powinien być potwierdzony odpowiednim dokumentem (protokołem) podpisanych przez klienta oraz firmę świadczącą usługę.

Ponieważ firmy te dysponują profesjonalnym sprzętem niszczącym oraz zapewniają takie dodatkowe rozwiązania, jak np. miejsce na przechowywanie dokumentacji w celu jej późniejszego zniszczenia, skorzystanie z tego typu usług może stanowić świetny wybór. Z drugiej jednak strony, jak zaznacza ekspert z firmy HSM Recycling, po zdecydowaniu się na taki sposób utylizacji dokumentów należy pamiętać o kilku istotnych kwestiach.

Bardzo istotną kwestią związaną z organizacją procesu utylizacji dokumentów jest zawarcie poprawnej umowy z podmiotem zajmującym się świadczeniem takich usług. Przede wszystkim, należy w niej określić w precyzyjny sposób m.in. zakres usługi, tj. rodzaj dokumentacji podlegającej zniszczeniu, oraz termin realizacji zadania. Jest o to tyle ważne, że odpowiedzialność za nieprawidłowe przetwarzanie danych (w tym ich niszczenie) ponosi zleceniodawca!

Prawidłowy przebieg niszczenia dokumentacji jest regulowany przez różne akty prawne. Jednym nich jest Ustawa o ochronie danych osobowych. Zgodnie z zapisami w niej zawartymi, proces niszczenia dokumentów może odbywać się wyłącznie w miejscu, w którym przedsiębiorstwo zajmujące się przeprowadzaniem całego procesu sprawuje nad nim pełną kontrolę. Co więcej, konieczne jest pisemne zobowiązanie pracowników do zachowania tajemnicy służbowej. Złamanie takiego zobowiązania skutkuje sankcjami wobec łamiących dyskrecję. 

W Polsce stosuje się także reguły dotyczące poprawnego niszczenia dokumentów zawarte w DIN 66399. Norma to zezwala wyłącznie na mechaniczne sposoby utylizacji zarówno dokumentów papierowych, jak i takich nośników danych, jak np. płyta CD. W normie DIN 66399 zawarte są także klasy tajności dla różnych rodzajów dokumentów; sprecyzowano w niej także takie pozornie nieistotne kwestie, jak np. szerokość ścinek papieru.  niszczenia dokumentów papierowych i nośników informacji. Norma DIN 66399 to nie jedyny zbiór zasad określających prawidłowe przetwarzanie dokumentacji. Istotne są również certyfikowane wdrożenia norm: ISO 9001, ISO 27001,w których uszczegółowiono zagadnienia związane z jakością organizacji oraz systemem bezpieczeństwa (w tym także ochroną i utylizacją dokumentacji).

Niszczenie dokumentacji jest sprawą istotną, choć czasem bagatelizowaną przez przedsiębiorców. Jest to poważny błąd – ewentualne naruszenie przepisów i norm regulujących przetwarzanie oraz utylizację danych może grozić poważnymi karami!

Komentarze

Natalja Siwiec2021.04.6 8:28
Pis się zmęczy, a wiele dokumentów wycieknie.
antoni.s2021.03.23 20:03
Szkolenie powinien prowadzić macierewicz.
Anonim2021.03.15 17:57
Oddać pisowi, oni mają w tym wieloletnią praktykę.
A2021.03.15 17:44
jaki amatorski product placement - nieudacznicy z frondy
Prawda2021.03.12 17:20
Bolek Wałesa niszczył swoje dokumenty SB współpracy ---ale słabo bo w Każdej Komeendzie wojwóckiej Milicji dzisiaj Policji są dokumenty Kapuś Bolek Waęsa ===
Przekręt2021.03.12 8:34
Tak jak zrobiono w archiwum Urzędu Miasta Krakowa przy ul. Na Załęczu.
Ela2021.03.11 20:12
Czy do dotyczy tez dokumentów o pedofilii w KK ?
zasłużony oficer SB2021.03.11 9:53
najlepiej wszystkie akta spalić w kotłowni węglowej tak jak to robiliśmy w 1989 roku, oczywiście część akt zostawiliśmy sobie na pamiątkę, do tej pory się śmiejemy jak naszych agentów sobie solidaruchy wybierały na prezydenta a teraz są oni prezesami spółki Srebrna sztandarowej spółki PIS-u, są ministrami energetyki w rządzie PIS-u, są szefami agencji modernizacji rolnictwa czy ambasadorami Polski w Berlinie, ale mamy ubaw, że nasi agenci w PIS ścigają samych siebie, Bareja by tego niw wymyślił a PIS to jednak wymyślił
T2021.03.11 8:20
Najlepszej rady udzielą byli funkcjonariusze.
Izydor2021.03.10 20:20
Pisowszczyzna przygotowuje się do oddania władzy?
Klara2021.03.11 9:27
a tobie służby włożyły mózg do niszczarki.
Izydor2021.03.11 12:43
Tak służba włożyła mózg do niszczarki, kamerdyner Kleofas, Ildefonsa będzie na kolacje mielone robić tępa mendo.
inż. Wiewiórski2021.03.15 13:55
Pisydor
AAAtomek2021.03.10 18:08
Katoprawacy przygotowują się na oddanie władzy oraz niszczenie dokumentów? :Paradne!
Klara2021.03.11 9:26
a tobie służby włożyły mózg do niszczarki.
Grizzly2021.03.10 17:48
To apropos zniknęcia akt ofiar ks Dymera?
ar.2021.03.11 7:16
a może ofiary , to nie ofiary... w" wolnych sądach " wszystko możliwe... nie zdążyli spalić wszystkiego wcześniej, a Michnik tylko swoje wybrał....
Grizzly2021.03.11 9:20
Won złodziejska mendo bolszewicka od mojego nicka! Won tęczowe parchu!
Grizzly2021.03.24 9:56
Może wymyśl sobie jakiegoś nicka zamiast być miernym wtórnikiem?
Grizzly2021.03.30 16:49
Won złodziejska mendo bolszewicka od mojego nicka! Won parchu! Won bydle!